Bijeenkomst

Bijeenkomst beleggen

 

Een bijeenkomst organiseren voor ouders, waarvoor u ook leerkrachten, directies en medewerkers van het samenwerkingsverband uitnodigt, kan helpen om aandacht te vragen voor uw zaak. Het is voor een goed verloop van een bijeenkomst belangrijk dat u een goed plan of draaiboek maakt, hoe eenvoudig ook. De 7W kunnen u daarbij helpen:

 

  1. Wat: Wat wilt u bereiken? Wat is het doel?
    Hierboven is het doel al beschreven, maar mogelijk wilt u meer bereiken. Misschien wilt u de bijeenkomst als een start gebruiken voor een vervolg in de vorm van bijvoorbeeld een regionaal ouderinitiatief of een ouderplatform. Of als een uitnodiging om nog een keer bij elkaar te komen voor het uitwisselen van ervaringen die naar de ondersteuningsplanraad zullen worden doorgespeeld. Het kan ook zijn dat u de bijeenkomst als workshop wilt inpassen in een symposium of algemene vergadering of als lezing tijdens een regionale of landelijke dag. Waar u ook voor kiest, zorg dat het doel helder is geformuleerd. Vergeet niet de deelnemers bij het begin van de bijeenkomst duidelijk te informeren over het doel (van de dag, de bijeenkomst, de workshop of lezing). Neem het doel ook op in de uitnodiging en de publiciteit.

  2. Waarom: Waarom vindt u het belangrijk de bijeenkomst te organiseren?
    Expliciteer dit belang; daarmee kunt u anderen motiveren om mee te helpen bij de voorbereiding en de uitvoering. Ook bent u dan goed in staat om duidelijk te communiceren naar de potentiële deelnemers, de pers en mogelijke financiers.

  3. Wanneer en
  4. Waar: Wanneer en waar is de bijeenkomst?
    De plaats, de dag en het tijdstip moet voor iedereen tijdig duidelijk zijn. Vaak is het handig en uitnodigend om vooraf ook te laten weten hoeveel tijd het vraagt. U kunt dat doen d.m.v. het verspreiden van uitnodigingen. Vergeet niet de media in te schakelen: de plaatselijke/regionale krant, radio en TV; de websites van de scholen, ouderorganisaties, het Netwerk Ouderinitiatieven en Steunpunt PO; mond-op-mond reclame; twitter en facebook.

  5. Wijze: Op welke wijze gaan we te werk?
    Hoe laten we de bijeenkomst verlopen: ontvangst? presentatielijst met opgave e-mailadres (voor bijv. toesturen verslag)? opening? centrale lezing en/of workshops met ook nog andere onderwerpen? afsluiting? geven we na afloop wat mee, zo ja, wat? komt er een vervolg, zo ja, wie neemt initiatief en binnen welke termijn?

  6. Wie: Wie voert de verschillende taken uit?
    Denk hierbij aan taken als: opstellen begroting en financiën verzorgen (wel/geen deelnemersbijdrage); uitnodigen spreker(s); regelen van locatie en benodigdheden (koffie, beamer, geluidsinstallatie); opstellen en tijdig (!) verspreiden uitnodiging; verzorgen publiciteit; inrichten zaal (zalen); regelen van de techniek (verlichting, geluid, beamer); verzorgen van ontvangst, koffie, inleiding (doel), afsluiting (vervolg), enz.; opstellen en verspreiden van verslag en/of verdere informatie; regelen van evt. vervolg; coördinatie. Vergeet niet duidelijke afspraken te maken, ook voor wat betreft termijnen: wat moet wanneer uiterlijk gedaan zijn?

  7. Waarmee: Welke middelen hebben we nodig?
    Denk aan zaken als: locatie met toebehoren (geluid, beamer), catering, drukwerk (uitnodiging) en geld.

 

Uitvoering

Als het plan klaar is, kunt u aan de slag. Kijk af en toe of alles volgens de gemaakte afspraken verloopt (taak coördinator).

 

Vervolg

Het is belangrijk om u van tevoren af te vragen of het om een eenmalige bijeenkomst gaat, of dat u er een vervolg aan wilt geven. In beide gevallen is het wenselijk om alle deelnemers na afloop een eenvoudige folder mee te geven - of per mail toe te sturen - met daarin meer informatie, tips en/of webadressen. Neem hierin evt. ook korte informatie op over het vervolg: doel, wanneer en waar, contactpersoon(naam, contactgegevens). Denkt er ook aan om deze brochure beschikbaar te stellen aan ouders die niet aanwezig waren?!

 

Hulp en ondersteuning

Het is altijd zinvol om in een zo'n vroeg mogelijk stadium het samenwerkingsverband en (ouders van) de ondersteuningsplanraad tenminste te informeren over uw plan. Mogelijk kunt u hen zelfs bij de voorbereiding en uitvoering betrekken (inhoudelijke inbreng, publiciteit, vervolg) – het (eerste) contact is dan alvast gelegd.

 

In veel gevallen kan het handig zijn om hulp en ondersteuning in te schakelen. U kunt hiervoor op diverse plaatsen terecht.

  • Een medewerker van een school of het samenwerkingsverband.
  • De plaatselijk of regionale welzijnsinstelling, sociaal-cultureel of opbouwwerk. U kunt het adres waarschijnlijk vinden op de website van uw gemeente.
  • Het (gemeentelijk) platform gehandicapten. Ook hiervoor kunt u terecht op de website van uw gemeente.
  • Landelijke oudervereniging.
  • MEE-organisatie bij u in de buurt.

 

Uit: Passend onderwijs en ouders; draaiboek voor ouderbijeenkomst