Zaken regelen

Hoe regel je zaken binnen de initiatiefgroep?

 

Als de initiatiefgroep zich tot de gemeente richt, zal de eerste vraag zijn, wie wordt vertegenwoordigd, hoe groot de achterban is en wat de initiatiefgroep precies wil. Met andere woorden de legitimatie.

 

Het is dus zaak voor het initiatief om zich te organiseren. Niet alleen omdat een sterke organisatie serieuzer wordt genomen, maar ook omdat beter gewerkt kan worden als taken zijn verdeeld en werkafspraken zijn gemaakt.

 

Interne taakverdeling
Het gaat dan om voor de hand liggende functies als voorzitter, secretaris en penningmeester. Maar ook om andere taken:

  • wie gaat namens de initiatiefgroep als toehoorder naar relevante raads- of commissievergaderingen;

  • wie treedt op als spreker tijdens hoorzittingen, overleggen met de gemeente etc.;

  • wie onderhoudt contacten met de pers;

  • wie schrijft persberichten en ingezonden stukken;

  • wie verzamelt informatie, knipsels etc. over leerlingenvervoer;

  • wie onderhoudt contacten met de achterban etc.

Als hierover afspraken bestaan, voorkomt het dubbel werk of vergeten van zaken. Naar buiten toe geeft het ook duidelijkheid.

 

Vergaderafspraken
Dit klinkt heel zwaar, maar het is goed om afspraken te maken over vergaderen. Hoe vaak wordt vergaderd. Wie maakt agenda en verslag. Wanneer wordt dit toegezonden etc. (…)

Verderop vindt u nog enkele vergadertips.

 

Doelstelling en beleidsplan
De aanleiding om bij elkaar te komen is vaak heel duidelijk. Onvrede over bezuinigingsplannen, een onveilige situatie, invoering van opstap- of overstapplaatsen, noem maar op. Toch is het goed om met elkaar stil te staan bij het doel van de initiatiefgroep. Het komen tot een adviesraad leerlingenvervoer is immers geen doelstelling op zich. Een adviesraad is een middel om via formeel, structureel overleg met de gemeente een doel te bereiken. En wat is dan dat doel? Het moet voor alle deelnemers aan de initiatiefgroep helder zijn. Ook is het van belang om een duidelijke doelstelling te hebben als de initiatiefgroep zich naar buiten presenteert.

Hoe concreter de doelstelling wordt geformuleerd, hoe duidelijker dit is voor alle betrokkenen. De doelstelling bepaalt ook de activiteiten die ondernomen moeten worden, en wanneer en hoe. Wat is nodig om te komen tot het doel, wat moet er gedaan worden? Het maakt het ook gemakkelijker om over de doelstelling te communiceren met anderen.

Als er overeenstemming is over de doelstelling, kan een activiteitenplan of beleidsplan voor de komende periode gemaakt worden met een taakverdeling. In zo'n plan staat waarom u iets wilt doen, voor wie, en hoe. (…)


Organisatievorm
Het is in de initiatieffase zinvol om stil te staan bij de organisatievorm.
Waarschijnlijk volstaat het om als initiatiefgroep, werkgroep of klankbordgroep naar buiten te treden. Mogelijk is er behoefte aan een meer geformaliseerde vorm, zoals een vereniging of een stichting. Het voordeel van een stichting of vereniging is, dat de samenstelling en de doelstelling van het initiatief vastgelegd worden. Daarmee is ook de legitimatie vastgelegd. Voorts is de initiatiefgroep een zogenaamde rechtspersoon en dat is vaak noodzakelijk als subsidie wordt gevraagd of fondsen worden geworven. Bij een vereniging is voorts sprake van leden. Ouders zouden lid kunnen worden van de vereniging en zo een bijdrage leveren aan het initiatief. Eventueel kan een kleine bijdrage wordt gevraagd. Het is aan de initiatiefgroep om de verschillende mogelijkheden te overwegen.
Bij een notaris kan meer informatie worden verkregen over de oprichting van een vereniging of stichting. Ook is informatie te verkrijgen via de website www.netwerknotarissen.nl. Aan de oprichting van een vereniging of stichting zijn kosten verbonden. (…)

 

Geld en andere middelen
Aan elk initiatief zijn kosten verbonden, al is het maar voor koffie en thee en de postzegels. Maar vaak gaat het om meer. Soms zijn initiatiefnemers zo enthousiast, dat zij de aanloopkosten voor eigen rekening nemen. Toch is het belangrijk bij dit onderwerp stil te staan. Als de initiatiefgroep geen potje heeft voor onkosten, kan het betekenen dat iemand niet wil of kan deelnemen aan het initiatief, omdat de kosten een bezwaar zijn.

 

 

Zoek dus naar een oplossing voor dit soort kleine kosten.

  • Kosten kunnen beperkt worden als er door de gemeente, school of het welzijnswerk faciliteiten beschikbaar gesteld worden, zoals vergader ruimte of de mogelijkheid te kopiëren en brieven te versturen.

  • Een subsidieaanvraag bij de gemeente, bijvoorbeeld voor bezoek studiedagen, literatuur, reis- en andere onkosten.

  • Een fondsaanvraag.

  • Een (vrijwillige) bijdrage van ouders of scholen.

 

 

Wilt u de gemeente subsidie vragen, dan is in de bijlagen een voorbeeldbrief opgenomen om dit aan te vragen. Informeer vooraf of er een subsidieverordening is met een modelformulier, dat u moet gebruiken. (…)

 

 

Presentatie naar buiten
Het is goed hier aandacht aan te besteden. Van belang is vooral, dat de informatie naar buiten toe duidelijk en eenduidig is. De doelstelling moet duidelijk zijn evenals de plannen die uitgevoerd gaan worden. Ook moet duidelijk zijn wie de contactpersoon is van de initiatiefgroep en hoe deze bereikt kan worden. Verder moet duidelijk zijn, namens wie de initiatiefgroep opereert.

Te overwegen valt om een kleine folder, een flyer, te maken om de initiatiefgroep bekend te maken. Deze kan verspreid worden onder ouders en scholen. Ook kan deze met een begeleidend schrijven verstuurd worden aan de gemeente, de wethouder, de raadsleden en de vervoerder.

Opbouwen van een vertrouwenspositie Een duidelijke presentatie is een goede start om het vertrouwen te winnen van de gemeente. Vertrouwen is de basis voor goede belangenbehartiging. Dat wil niet zeggen, dat geen kritiek meer kan worden uitgeoefend, maar wel dat de gemeente erop kan vertrouwen, dat de initiatiefgroep namens de achterban optreedt en dat er voldoende kennis is van de materie en van hetgeen er leeft bij de achterban.

Een andere manier om een vertrouwenspositie op te bouwen is te zoeken naar medestanders, die al het vertrouwen genieten van de gemeente. Denk daarbij aan schoolleiding, gemeentelijk platform gehandicaptenbeleid e.d.

 

> Meer informatie: informatieblad 2.1. Voor ouders algemeen.

 
Ook de kwaliteit van overleg en activiteiten kan bijdragen aan het winnen van vertrouwen.
Dit geldt ook voor continuïteit van de organisatie. Als de gemeente te maken krijgt met steeds wisselende mensen en wisselende standpunten, zal dat niet bijdragen aan het vertrouwen.

Tot slot: er is een spreekwoord, dat zegt: de toon maakt de muziek. Dat wil zeggen: zoek de juiste toon als zaken aan de orde worden gesteld. Speel het niet op de man of vrouw.

> Meer informatie: informatieblad 3.1. Een goed gesprek 

 

Continuïteit
Continuïteit is een belangrijk punt bij het opbouwen van een vertrouwensrelatie met de gemeente maar ook voor de (startende) adviesraad zelf.

Continuïteit is belangrijk om mensen betrokken te houden op het moment dat de reden waarom ze aan de initiatiefgroep of de adviesraad zijn gaan deelnemen, is vervallen. Of hen betrokken te houden als de urgentie gaat ontbreken op het moment dat het overleg met de gemeente resultaten oplevert. Ook kunnen er allerlei andere redenen zijn om af te haken, zoals frustraties of teleurstelling. Hierop wordt verder in dit hoofdstuk nog ingegaan.

Helaas bestaat er geen pasklare oplossing voor het bereiken van continuïteit. Wel zijn er aandachtspunten.

 

  • Bespreek goed, wat de reden is om mee te gaan doen. Wil men langere tijd meewerken aan structurele veranderingen, of alleen om dat ene probleem op te lossen. In dat laatste geval kan ook overwogen worden om iemand op een andere manier bij de adviesraad te betrekken, bijvoorbeeld bij een projectgroep of een actiegroep. Of om een bepaalde taak op zich te nemen (het maken van een nieuwsbrief, het houden van enquêtes etc.)

  • Geef mensen die benaderd worden voor de adviesraad ook de gelegenheid om nee te zeggen. Zet ze niet onder druk. Geef ze tijd om hun aarzeling te overwinnen door ze bijvoorbeeld uit te nodigen voor een eerste, vrijblijvende bijeenkomst. Hier kan men meer te weten komen over het werk, de sfeer proeven en na afloop beslissen of men wil meedoen.

  • Probeer de initiatiefgroep of de adviesraad niet te klein te maken. Ten eerste zijn er dan meer mensen om het werk over te verdelen. Ten tweede is het minder erg als er toch iemand afhaakt. Maar een te grote groep is niet verstandig omdat dit vergaderproblemen kan opleveren.

  • Houd bij de verdeling van de taken en rollen rekening met iemands interesses.

  • Zorg ook daadwerkelijk voor taakverdeling, zodat niet alles op de nek van één of twee mensen terecht komt.

  • Koester successen; maak deze bekend via de plaatselijke media en aan andere ouders via de schoolkrant of op een andere manier.

  • Houd het werk interessant. Verspreid interessante informatie of nieuwtjes.

  • Benader elk schooljaar de nieuwe ouders in het leerlingenvervoer. Misschien zit er iemand bij, die mee wil werken.

  • Benader ook mensen van scholen en cliëntenorganisaties.

  • Doe af en toe iets leuks met elkaar en heb aandacht voor elkaar.

 

Mogelijkheden voor hulp of ondersteuning
Zowel bij de start als ook later kan het verstandig zijn om hulp te vragen. Hulp bij het werven van leden, hulp bij het voorbereiden van acties, hulp bij effectief leren vergaderen, hulp bij het vinden van de beste manier om de gemeente te benaderen, hulp bij het vinden van de juiste informatie over een onderwerp etc.

 

Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden.

 

  • Het plaatselijke welzijnswerk of sociaal cultureel werk. Vaak is hier ook opbouwwerk aan verbonden en kunnen zij nieuwe initiatieven ondersteunen.

  • Het lokaal platform van mensen met een handicap of chronisch ziekte. Zij hebben vaak al langere tijd ervaring met overleg met de gemeente en men kan u mogelijk verder helpen.

  • Het RPCP (Regionaal Patiënten en Consumenten Platform). Ook daar is veel ervaring aanwezig om u verder te helpen. Soms is er ook een beroepskracht beschikbaar.

  • Beroepskrachten van scholen kunnen wellicht een bijdrage leveren.

  • Dit geldt ook voor beroepskrachten of bestuursleden van cliëntorganisaties en ouderverenigingen, zoals Bosk, Foss en Balans. Ga na bij welke organisaties de leden van initiatiefgroep of adviesraad zijn aangesloten en informeer naar mogelijkheden. Soms zijn er beroepskrachten, consulenten of beleidsmedewerkers in dienst.

  • De ambtenaar leerlingenvervoer kan u wellicht behulpzaam zijn.

  • Voor juridische vragen kunt u terecht bij de sociaal raadslieden ter plaatse.

  • De landelijke koepels zoals Ieder(in) hebben een juridische dienst. (…)

 

Betrekken van een beroepskracht bij adviesraad of initiatiefgroep
Als een beroepskracht meedoet, dan heeft dat voor- en nadelen. Duidelijk moet zijn wat de rol is van de beroepskracht:

 

  • is deze beschikbaar als inhoudelijk deskundige;

  • heeft hij/zij een ondersteunende taak, en wat houdt dat dan in;

  • maakt hij of zij verslagen;

  • geeft de beroepskracht adviezen aan de projectgroep;

  • of komt de beroepskracht voor een specifieke klus?

 

Een beroepskracht weet vaak veel, kent de wegen en heeft contacten. Dit zijn voordelen.

 

Nadeel is dat het verleidelijk kan zijn om de touwtjes in handen te geven van de beroepskracht, waardoor de eigen inbreng minder wordt. Ten eerste houdt dit het gevaar in, dat het initiatief instort als de beroepskracht vertrekt. Ten tweede is de kracht van een adviesraad juist de motivatie vanuit de persoonlijke betrokkenheid van ouders bij het leerlingenvervoer. Deze mag niet verloren gaan door de inzet van een beroepskracht.

 

Het is dus zaak altijd zelf verantwoordelijk en actief te blijven.