Vergadertips

 

Vergadertips

 

De meest voorkomende werkwijze van een initiatiefgroep of adviesraad is vergaderen. Vergaderen is belangrijk en nuttig, maar moet wel doelmatig gebeuren. Hierbij gaat het om organisatorische aspecten en om inhoudelijke aspecten.

 

Organisatorisch

Stuur tijdig een uitnodiging voor de vergadering. Daarin staat in ieder geval:

 

  • waar de vergadering plaatsvindt;
  • wanneer en van hoe laat tot hoe laat;
  • hoe kan iemand zich afmelden voor de vergadering (naam, telefoonnummer).

 

Bij de uitnodiging is een agenda gevoegd. Een gebruikelijke indeling is als volgt:

 

  1. Opening en mededelingen.
  2. Notulen van de vorige vergadering.
  3. Ingekomen stukken.
  4. Agendapunt a.
  5. Agendapunt b. etc.
  6. W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt)
  7. Rondvraag
  8. Vaststelling volgende vergadering.
  9. Sluiting.

 

Bij de agenda worden meestal vergaderstukken gevoegd, zoals het verslag van de vorige keer en toelichting op agendapunten. Denk ook even na of er hulpmiddelen nodig zijn, zoals een flip-over of een beamer.

 

Stel, iemand heeft zich niet afgemeld, maar is niet aanwezig. Stuur deze dan het verslag en de uitnodiging voor de volgende bijeenkomst. Komt hij of zij dan weer niet, neem dan contact op, om te informeren naar de reden (mogelijk kan hier iets aan worden gedaan) en om te bespreken of iemand toch betrokken wil blijven.

 

Inhoudelijk

  • Bij de start van het overleg is het van belang het doel van het overleg goed te bespreken. Soms moet dit doel nog goed afgebakend worden, soms is dat al gebeurd, maar is het van belang dat iedereen dit doel deelt.

 

  • Houd rekening met het feit, dat deelnemers verschillende verwachtingen zullen hebben. Het is van belang dat dit vroegtijdig naar voren komt om frustraties achteraf of afhaken te voorkomen.

 

  • Over agendapunten wordt van gedachten gewisseld. Naar aanleiding daarvan kunnen conclusies worden getrokken.

 

  • Niet alleen over hoofdzaken, maar ook over kleine zaken als wie belt naar een bepaalde instantie en dergelijke. De vuistregel is, dat de voorzitter een conclusie formuleert en vraagt of iedereen het hiermee eens is. Is dat het geval, dan is het besluit genomen.

 

  • Als er bezwaar wordt gemaakt tegen een conclusie en dus een besluit, dan kan daar op twee manieren mee worden omgegaan. Er kan gestreefd worden naar eensgezindheid (consensus) en er kan aangestuurd worden op stemming.

 

  • Bij consensus probeert men te komen tot overeenstemming van de hele groep. Dit kan men doen door heel goed naar de bezwaren te luisteren en daaraan zo mogelijk tegemoet te komen. Het uiteindelijke besluit is dan vaak een compromis. Voordeel is dat de groep zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt. Alle inbreng vanuit de groep wordt gebruikt. Consensus bereiken is alleen mogelijk als er voldoende tijd is om naar elkaar te luisteren en als er voldoende waardering is voor elkaar.

 

  • Stemming kost minder tijd, maar er zijn ook altijd 'verliezers'. Mensen die zich erbij moeten neerleggen. Als er wordt gestemd, houd dan rekening met het volgende:
    • stem over één voorstel tegelijk;
    • bepaal van tevoren wat de stemmogelijkheden zijn (voor, tegen, onthouding/blanco);
    • spreek van tevoren af, wat de meerderheid is; bespreek de consequenties van een besluit, ook voor de tegenstanders.

 

  • Het is niet altijd nodig een uitgebreid verslag te maken. In veel gevallen kan volstaan worden met een duidelijke besluitenlijst.