Functies

Functies

De voorzitter.

De voorzitter geeft binnen de oudercommissie leiding aan vergaderingen en vertegenwoordigt als eerste de oudercommissie naar buiten toe. Taken die doorgaans onder de voorzitter vallen zijn:

• Voorbereiding van vergaderingen.
• Leiding geven aan vergaderingen.
• Bewaking van het beleid. De voorzitter vervult vaak een trekkersrol in beleidszaken; te denken valt aan: het opstellen van beleids- en werkplannen, het evalueren van het beleid in een jaarverslag.
• Vertegenwoordiging naar bestuur en directie. Als er belangrijk overleg met de school of het revalidatiecentrum plaatsvindt, is de voorzitter de eerst aangewezene om de oudercommissie te vertegenwoordigen.
• Representatieve taken. Bij feestelijke of plechtige gelegenheden krijgt de voorzitter dikwijls de vraag om namens de oudercommissie aanwezig te zijn en eventueel het woord te voeren.

Deze uiteenlopende taken doen een beroep op veelzijdige kwaliteiten. Een goede voorzitter heeft overzicht in vergaderingen, inzicht in beleid, vaardigheden in het onderhandelen en is ook nog eens een goede spreker.

Kortom: hij of zij is een schaap met vijf poten. Omdat deze dieren zeldzaam zijn, is het soms raadzaam een bepaalde taak over te dragen aan iemand die meer kwaliteiten op dat terrein heeft.

De secretaris.

De secretaris kan sommige functies van de voorzitter overnemen. Zo valt het schrijven van werkplannen en jaarverslagen vaak onder zijn of haar verantwoordelijkheid. Ook de inhoudelijke voorbereiding van een vergadering is dikwijls een taak, die door voorzitter en secretaris samen gedeeld wordt.

Specifieke taken voor een secretaris zijn:

• De 'papieren' afwikkeling van vergaderingen: het rondsturen van uitnodigingen, agenda's, vergaderstukken, notulen. Dikwijls is de secretaris ook de notulist van vergaderingen.
• De behandeling van in- en uitgaande post. De secretaris handelt binnenkomende post zelf af of stuurt die door naar de verantwoordelijke persoon in de oudercommissie. De secretaris verzorgt ook de uitgaande post, tenzij het gaat om iets wat specifiek op het terrein van een ander ligt.

De werkzaamheden van een secretaris kosten veel tijd. Daarnaast doet de functie een beroep op nauwgezetheid en vaardigheden op schrijfgebied.

De penningmeester.

De penningmeester is belast met geldzaken. Hij of zij is verantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven. Deze worden bij gehouden in een kasboek. Al doet de penningmeester het uitvoerende werk, de oudercommissie als geheel blijft verantwoordelijk voor het financiële beleid. De penningmeester houdt de oudercommissie regelmatig op de hoogte van wat er in kas zit. Eens per jaar krijgen alle ouders via het financieel jaarverslag een totaaloverzicht van inkomsten en uitgaven. De oudercommissie kan een kascommissie instellen, die regelmatig de boekhouding controleert. Het spreekt voor zich dat de penningmeester precies moet werken. Bij voorkeur is het ook iemand die enig kaas van boekhouden heeft gegeten.

Verdere taakverdeling.

Voorzitter, secretaris en penningmeester zijn algemene functies. Daarnaast kan een oudercommissie een taakverdeling op inhoudelijk gebied maken. (...) Ieder lid van de oudercommissie heeft zijn eigen interesses en kwaliteiten. De kunst is daar optimaal gebruik van te maken. Soms is het nodig een tijdelijke werkgroep uit de oudercommissie te vormen rond een bepaald thema. Sommige werkgroepen kunnen permanent zijn. (...) De werkgroepen mogen geen eilandjes worden. Ze doen regelmatig verslag in de oudercommissie, zodat alle leden op de hoogte blijven.

Klik op de afbeelding voor 2.2. Infoblad tips; voor ouders in ouderinitiatief (pdf)