Voorbereiding

Voorbereiding

 

Het is voor een goed verloop van een bijeenkomst belangrijk dat u een goed plan of draaiboek maakt, hoe eenvoudig ook. De 7W kunnen u daarbij helpen:

  1. Wat: Wat wilt u bereiken? Wat is het doel?
    Hierboven is het doel al beschreven, maar mogelijk wilt u meer bereiken. Misschien wilt u de bijeenkomst als een start gebruiken voor een vervolg in de vorm van bijvoorbeeld een regionaal ouderinitiatief of een ouderplatform. Of als een uitnodiging om nog een keer bij elkaar te komen voor het uitwisselen van ervaringen die naar de ondersteuningsplanraad zullen worden doorgespeeld. Het kan ook zijn dat u de bijeenkomst als workshop wilt inpassen in een symposium of algemene vergadering of als lezing tijdens een regionale of landelijke dag. Waar u ook voor kiest, zorg dat het doel helder is geformuleerd. Vergeet niet de deelnemers bij het begin van de bijeenkomst duidelijk te informeren over het doel (van de dag, de bijeenkomst, de workshop of lezing). Neem het doel ook op in de uitnodiging en de publiciteit.

  2. Waarom: Waarom vindt u het belangrijk de bijeenkomst te organiseren?
    Expliciteer dit belang; daarmee kunt u anderen motiveren om mee te helpen bij de voorbereiding en de uitvoering. Ook bent u dan goed in staat om duidelijk te communiceren naar de potentiële deelnemers, de pers en mogelijke financiers.

  3. Wanneer en
  4. Waar:Wanneer en waar is de bijeenkomst?
    De plaats, de dag en het tijdstip moet voor iedereen tijdig duidelijk zijn. Vaak is het handig en uitnodigend om vooraf ook te laten weten hoeveel tijd het vraagt. U kunt dat doen d.m.v. het  verspreiden van uitnodigingen. Vergeet niet de media in te schakelen: de plaatselijke/regionale krant, radio en TV; de websites van de scholen, ouderorganisaties, het Netwerk Ouderinitiatieven en Steunpunt PO[1]; mond-op-mond reclame; twitter en facebook.

  5. Wijze: Op welke wijze gaan we te werk?
    Hoe laten we de bijeenkomst  verlopen: ontvangst? presentatielijst met opgave e-mailadres (voor bijv. toesturen verslag)? opening? centrale lezing en/of workshops met ook nog andere onderwerpen? afsluiting? geven we na afloop wat mee, zo ja, wat? komt er een vervolg, zo ja, wie neemt initiatief en binnen welke termijn?

  6. Wie: Wie voert de verschillende taken uit?
    Denk hierbij aan taken als: opstellen begroting en financiën verzorgen (wel/geen deelnemersbijdrage); uitnodigen spreker(s)[2];  regelen van locatie en benodigdheden (koffie, beamer, geluidsinstallatie); opstellen en tijdig (!) verspreiden uitnodiging[3]; verzorgen publiciteit; inrichten zaal (zalen); regelen van de techniek (verlichting, geluid, beamer); verzorgen van ontvangst, koffie, inleiding (doel), afsluiting (vervolg), enz.; opstellen en verspreiden van verslag en/of verdere informatie; regelen van evt. vervolg; coördinatie. Vergeet niet duidelijke afspraken te maken, ook voor wat betreft termijnen: wat moet wanneer uiterlijk gedaan zijn?

  7. Waarmee: Welke middelen hebben we nodig?
    Denk aan zaken als: locatie met toebehoren (geluid, beamer), catering, drukwerk (uitnodiging) en geld[4].

 

 

 


> naar volgende pagina

 

 

 

 

[1] Zie informatieblad 5. ´Adressen´

[2] Leden van de BOSK, de (ouderraden van) mytyl- en tyltylscholen, maar ook anderen kunnen vooralsnog (2014-2015) een beroep doen op de projectmedewerker van de BOSK (reiskosten en vergoeding).

[3] Zie bijlage 1 voor voorbeeld.

[4] Mogelijk kunt u terecht op een school en mag u van de daar aanwezige faciliteiten gebruik maken. Er hoeven dan waarschijnlijk geen kosten worden gemaakt, hooguit de koffie. Een andere manier om geen (extra) kosten te maken, is de bijeenkomst te combineren met bijv. een ledenvergadering of een ouderavond op een school. Indien u wel kosten moet maken, dan kunt u misschien terecht bij het samenwerkingsverband, uw (landelijke) organisatie, een sponsor, een lokaal of regionaal fonds.